Parecer CFM nº 5/2012 - Guarda de prontuários em arquivo fora do hospital

PROCESSO-CONSULTA CFM nº 1.031/11 – PARECER CFM nº 5/12

INTERESSADO: Sindicato dos Trabalhadores em Seguridade Social no MS
(SINTSS/MS)
ASSUNTO: Guarda de prontuários em arquivo fora do hospital
RELATOR: Cons. José Albertino Souza

EMENTA: Os prontuários de pacientes que não estejam recebendo assistência médica podem permanecer em arquivo fora do estabelecimento hospitalar, em área física distinta. No entanto, devem continuar sob o dever de guarda da instituição, sendo garantida sua devida confidencialidade, e estar devidamente acessíveis aos médicos e pacientes, quando solicitados.

DA CONSULTA
O consulente deseja saber “se os prontuários dos pacientes podem permanecer em arquivo fora do hospital que o originou, não sendo estes prontuários prontamente acessíveis manual ou digitalmente aos médicos e aos pacientes”.

DO PARECER
O Setor Jurídico do CFM, por meio de nota técnica, expôs o seguinte entendimento:
(...) A Resolução CFM n° 1.821/2007 versa sobre guarda e manuseio dos prontuários dos pacientes, mais precisamente sobre a digitalização e uso dos sistemas informatizados para tal mister. Em seus considerandos, essa resolução esclarece que cabe à instituição que assiste ao paciente o dever de guarda do prontuário, que deve estar permanentemente disponível:
"CONSIDERANDO que o prontuário do paciente, em qualquer meio de armazenamento, é propriedade física da instituição onde o mesmo é assistido − independente de ser unidade de saúde ou consultório, a quem cabe o dever da guarda do documento;
(...)

CONSIDERANDO que o prontuário e seus respectivos dados pertencem ao paciente e devem estar permanentemente disponíveis, de modo que quando solicitado por ele ou seu representante legal permita o fornecimento de cópias autênticas das informações pertinentes"

A mesma resolução, em seu art. 8°, estabelece o prazo mínimo de 20 (vinte) anos, a partir do último registro, para a preservação dos prontuários, no caso de se optar pelo suporte em papel.

Assim, tendo em vista esse extenso prazo de conservação dos documentos físicos que consubstanciam o prontuário, parece bastante razoável que possam eles ser armazenados em local distinto do hospital, desde que, evidentemente, fiquem a todo tempo disponíveis à consulta dos legitimados a tanto, bem como não se refiram a pacientes que estejam obtendo uma prestação atual do serviço médico.

De fato, não parece adequado que o hospital armazene em local distinto de sua sede os prontuários de pacientes que ainda se encontram em tratamento, tais como aqueles internados em suas instalações (...).

DA CONCLUSÃO
Acato o entendimento do Setor Jurídico do CFM acerca do tema e concluo que os prontuários de pacientes que não estejam recebendo assistência médica podem permanecer em arquivo fora do estabelecimento hospitalar, em área física distinta, mas sob o dever de guarda da instituição, sendo garantida sua devida confidencialidade. No entanto, devem estar acessíveis aos médicos e pacientes, quando solicitados.

Este é o parecer, SMJ.
Brasília, 9 de fevereiro de 2011
José Albertino Souza
Conselheiro relator

Fonte: CFM